¿Cuál es el verdadero efecto de los Sistemas de Información?
Antiguamente factores como falta de información, la escasa competencia influían en el éxito de las empresas ahora el escenario es totalmente diferente los clientes están cada vez más informados y son cada vez más exigentes, la competencia es mucho mayor y más agresiva, los inversionistas tienen miles de alternativas diferentes, los proveedores son cada día más poderosos por esto y otros muchos factores el desafío al cual se enfrentan las empresas en el siglo XXI es mucho mayor. El foco de las empresas ya no sólo se centra en alcanzar objetivos más tradicionales como las utilidades, la productividad o el crecimiento, sino también en alcanzar objetivos más estratégicos como una imagen corporativa potente, posicionamiento competitivo, aceptación de la comunidad, satisfacción laboral.
La estructura de la organización puede convertirse en un factor que agrega complejidad a la organización es por esto que debe estar estructura de tal manera que facilite y simplifique el accionar de las distintas partes que la componen, en el sentido de establecer jerarquías, responsabilidades y funciones que sean los suficientemente claras para el personal, eliminando así las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades. Teniendo en cuenta en todo momento que el éxito en el logro de los objetivos depende en gran medida de su organización y de la eficacia y eficiencia de sus Sistemas de Información (SI)
En resumidas cuentas las organizaciones se enfrentan a un escenario complejo, globalizado y de mucho dinamismo, en donde antes el problema era la falta de información ahora lo es la abundancia de ésta, entonces surge la pregunta de cómo administrar la abundancia de información filtrar y obtener aquella que es útil para la toma de decisiones, en otras palabras, la información se ha vuelto un recurso tan importante para las empresas que su correcta y eficiente administración es tan importante como cualquier otro recurso de la organización, es por esto que, tener una comprensión básica de los sistemas de información es tan necesario como entender cualquier otra área funcional de la empresa.
En la actualidad existen herramientas que apoyan y ayudan en el desempeño de las organizaciones, las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) que dan soporte a los Sistemas de Información se convierten en un factor clave de diferenciación y de rendimiento de las organizaciones.
Los Sistemas de Información
Comprendamos un poco más acerca de los sistemas de información en las empresas, los SI en las organizaciones sirven principalmente de respaldo a las operaciones empresariales y de respaldo a la toma de decisiones gerenciales.
En el apoyo a las operaciones se genera información tanto interna como externa y su adecuada administración conlleva a que se procesen de manera eficiente las transacciones comerciales que se dan lugar en la organización tales como; compras, ventas, remuneraciones, pago a proveedores etc., se toman decisiones rutinarias que controlan los procesos operacionales, se respaldan la comunicación y colaboración de equipo y de grupo de trabajo comunicando ideas, compartiendo recursos, reutilizando soluciones a problemas recurrentes, mediante la utilización de plataformas como internet, intranets, extranets.
Estos programas o software son fáciles de justificar ante la alta gerencia, ya que sus beneficios son visibles y palpables, con frecuencia son el primer tipo de SI que se implantan en las organizaciones. Por lo general, el orden lógico es que se comiencen apoyando las tareas a nivel operativo para posteriormente apoyar las decisiones gerenciales de la organización.
Por otro lado, los sistemas de apoyos gerenciales se centran en el suministro de información y respaldo para el proceso de toma de decisiones efectiva de los gerentes, por lo general son intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de Información. Los sistemas de apoyo a las decisiones permiten ver los posibles efectos de las diversas decisiones en un modelo, mejorando la eficacia en la toma de decisiones. Se hace énfasis en que debe usarse un marco de sistemas para organizar los distintos SI de la empresa, esto significa que todos los SI deben estar interrelacionados e integrados. Existen también los denominados Sistema Estratégicos de Información, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información. El objetivo principal de este tipo de programas es obtener ventajas que los competidores no posean, tales como, ofrecer un servicio diferenciado tanto a clientes como a proveedores, obtener costos más bajos, ejemplos de estos programas pueden ser los CRM (Customer Relashionship Manager), los SCM (Supply Chain Management), los ERP (Enterprise Resource Planning), por nombrar los principales.
Las TIC ofrecen un sinnúmero de oportunidades a los negocios una de las principales herramientas TIC es el uso de la internet en la actualidad muchas empresas utilizan esta plataforma para realizar el e-commerce o comercio electrónico el que ofrece muchas ventajas. Las empresas pueden acceder a este tipo de plataformas adquiriendo determinados software, los que adquieren distintas formas dependiendo del tipo de licencia (open-source, freeware, adware, etc.) en la práctica muchas empresas arriendan el alojamiento de determinados software y externalizan la mantención y el soporte estos, ello por el alto costo que implica tener un equipo especializado en la mantención de estos programas.
La Realidad Chilena
Pero qué sucede en la realidad, son los Sistemas de Información tan eficientes como lo dice la teoría, cómo es la realidad chilena con respecto a la utilización de las TIC. De acuerdo a la Segunda Encuesta de Acceso y Uso de TIC en empresas, realizado por la Subsecretaría de Economía, se puede apreciar que hay una relación directa entre el tamaño de la empresa y la inversión en Tecnología, esto quiere decir que las empresas más grandes invierten en más tecnología, las empresas valoran las TIC como medio para alcanzar mejores niveles de eficiencia, pero dicha apreciación no se ve reflejada en los niveles de inversión. Cada vez son más las empresas que comprenden el valor agregado que produce tener una página web.
La encuesta reveló una marcada tendencia de las compañías hacia la utilización de programas básicos para el desarrollo de sus actividades, los cuales impactan principalmente en los niveles de productividad individual (actividades rutinarias donde se emplean programas de uso común como hojas de cálculo, procesadores de texto, navegar por internet, mensajería). Análogamente se determinó que las empresas utilizan principalmente el internet para contactarse con los proveedores, clientes, la banca, el Estado. Las empresas están confiando cada vez más en las transacciones con la banca principalmente en la realización de transferencias electrónicas y pagos de sus cuentas, aunque los medios de pago no electrónicos continúan siendo los más utilizados por las empresas para comprar o vender por Internet.
De acuerdo a los resultados obtenidos del Estudio Nacional sobre Tecnologías de la Información-ENTI 2009- en la mayoría de las actividades de la cadena de valor el aporte real de las TI en las empresas sigue en deuda, siendo más notorio en el área de apoyo al Servicio al Cliente, Marketing y Ventas, más no así en el área de Servicios Administrativos en donde la contribución real de las TI supera las expectativas, cabe preguntarse entonces qué es lo que sucede, por qué se produce esta brecha entre el aporte real y el potencial de las TI, según los resultados obtenidos del ENTI 2009 la escasa capacitación de los Recursos Humanos en la organización y el déficit de habilidades de gestión de los Gerentes de Informática nos pueden dar luces de los factores detonantes de esta diferencia, el estudio indica que gestionar proyectos de innovación para el negocio, pensar y planificar estratégicamente son las habilidades que el CIO necesita desarrollar más.
El tema de la falta de capacitación o la escasa educación tecnología no es un tema menor si tomamos en cuenta que la innovación y la tecnología impulsan la productividad de todos los sectores productivos del país. El gobierno afortunadamente se está dando cuenta de la importancia de este asunto y está tomando iniciativas van desde el acceso a la tecnología a temprana edad entregando más de 15 mil computadores a estudiantes de enseñanza básica, entrega de becas de postítulos, hasta la iniciativa de la CORFO de apoyar el perfeccionamiento en el idioma inglés, obviamente esto no es suficiente deben unirse tantos empresarios como el Gobierno y dar un esfuerzo mucho mayor en capacitar y educar a la población en materias tecnológicas.
Resumiendo las organizaciones se enfrentan a escenarios complejos al cual se agregan cada día más y más variables incontrolables, los Sistemas de Información junto con las TIC se convierten en herramientas críticas en el desempeño de la organización y son tan necesarios como cualquier otro recurso, el que una empresa pueda acceder a tecnologías no asegura el éxito, de nada le sirve a una empresa por ejemplo, contar con una página web si ésta no está alineada con los objetivos y la estrategias global de la organización, de ahí que sea necesario entonces gestionar de manera eficaz y eficiente los sistemas de información para que de esta manera se conviertan en una fuente real de ventajas competitivas. Actualmente existe un brecha entre el aporte real y el potencial de las TI, esto puede atribuirse entre otras cosas a la falta de habilidades de gestión de los gerentes informáticos y en las escasas capacitaciones del personal a cargo de los SI, en consecuencia la formación del capital humano es clave en la implementación y uso de los sistemas de información, tanto empresas como el Estado deben unirse e invertir de mejor manera en la educación tecnológica, los trabajadores por su lado necesitan comprender que la tecnología no reemplaza a las personas, sino que conlleva a mejorar sus habilidades aportándole a la organización mayor flexibilidad e interactividad conceptos tan necesarios para ser competitivamente más fuertes.
BIBLIOGRAFÍA
Asociación Chilena de Empresas de Tecnología de Información homepage
<> Accesado 2010 Junio 2.
Centro de Estudios de Tecnologías de Información de la Pontificia Universidad Católica de Chile, 2009. Enti 2009 estudio de las tecnologías de información y comunicaciónAccesado 2010 Junio 2.
Subsecretaría de Economía, Chile, 2006. Acceso y Uso de las Tecnologías de Información en las Empresas Chilenas http://www.economia.cl/1540/propertyvalue-33923.html> Accesado 2010 Junio 3.
Antiguamente factores como falta de información, la escasa competencia influían en el éxito de las empresas ahora el escenario es totalmente diferente los clientes están cada vez más informados y son cada vez más exigentes, la competencia es mucho mayor y más agresiva, los inversionistas tienen miles de alternativas diferentes, los proveedores son cada día más poderosos por esto y otros muchos factores el desafío al cual se enfrentan las empresas en el siglo XXI es mucho mayor. El foco de las empresas ya no sólo se centra en alcanzar objetivos más tradicionales como las utilidades, la productividad o el crecimiento, sino también en alcanzar objetivos más estratégicos como una imagen corporativa potente, posicionamiento competitivo, aceptación de la comunidad, satisfacción laboral.
La estructura de la organización puede convertirse en un factor que agrega complejidad a la organización es por esto que debe estar estructura de tal manera que facilite y simplifique el accionar de las distintas partes que la componen, en el sentido de establecer jerarquías, responsabilidades y funciones que sean los suficientemente claras para el personal, eliminando así las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades. Teniendo en cuenta en todo momento que el éxito en el logro de los objetivos depende en gran medida de su organización y de la eficacia y eficiencia de sus Sistemas de Información (SI)
En resumidas cuentas las organizaciones se enfrentan a un escenario complejo, globalizado y de mucho dinamismo, en donde antes el problema era la falta de información ahora lo es la abundancia de ésta, entonces surge la pregunta de cómo administrar la abundancia de información filtrar y obtener aquella que es útil para la toma de decisiones, en otras palabras, la información se ha vuelto un recurso tan importante para las empresas que su correcta y eficiente administración es tan importante como cualquier otro recurso de la organización, es por esto que, tener una comprensión básica de los sistemas de información es tan necesario como entender cualquier otra área funcional de la empresa.
En la actualidad existen herramientas que apoyan y ayudan en el desempeño de las organizaciones, las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) que dan soporte a los Sistemas de Información se convierten en un factor clave de diferenciación y de rendimiento de las organizaciones.
Los Sistemas de Información
Comprendamos un poco más acerca de los sistemas de información en las empresas, los SI en las organizaciones sirven principalmente de respaldo a las operaciones empresariales y de respaldo a la toma de decisiones gerenciales.
En el apoyo a las operaciones se genera información tanto interna como externa y su adecuada administración conlleva a que se procesen de manera eficiente las transacciones comerciales que se dan lugar en la organización tales como; compras, ventas, remuneraciones, pago a proveedores etc., se toman decisiones rutinarias que controlan los procesos operacionales, se respaldan la comunicación y colaboración de equipo y de grupo de trabajo comunicando ideas, compartiendo recursos, reutilizando soluciones a problemas recurrentes, mediante la utilización de plataformas como internet, intranets, extranets.
Estos programas o software son fáciles de justificar ante la alta gerencia, ya que sus beneficios son visibles y palpables, con frecuencia son el primer tipo de SI que se implantan en las organizaciones. Por lo general, el orden lógico es que se comiencen apoyando las tareas a nivel operativo para posteriormente apoyar las decisiones gerenciales de la organización.
Por otro lado, los sistemas de apoyos gerenciales se centran en el suministro de información y respaldo para el proceso de toma de decisiones efectiva de los gerentes, por lo general son intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de Información. Los sistemas de apoyo a las decisiones permiten ver los posibles efectos de las diversas decisiones en un modelo, mejorando la eficacia en la toma de decisiones. Se hace énfasis en que debe usarse un marco de sistemas para organizar los distintos SI de la empresa, esto significa que todos los SI deben estar interrelacionados e integrados. Existen también los denominados Sistema Estratégicos de Información, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información. El objetivo principal de este tipo de programas es obtener ventajas que los competidores no posean, tales como, ofrecer un servicio diferenciado tanto a clientes como a proveedores, obtener costos más bajos, ejemplos de estos programas pueden ser los CRM (Customer Relashionship Manager), los SCM (Supply Chain Management), los ERP (Enterprise Resource Planning), por nombrar los principales.
Las TIC ofrecen un sinnúmero de oportunidades a los negocios una de las principales herramientas TIC es el uso de la internet en la actualidad muchas empresas utilizan esta plataforma para realizar el e-commerce o comercio electrónico el que ofrece muchas ventajas. Las empresas pueden acceder a este tipo de plataformas adquiriendo determinados software, los que adquieren distintas formas dependiendo del tipo de licencia (open-source, freeware, adware, etc.) en la práctica muchas empresas arriendan el alojamiento de determinados software y externalizan la mantención y el soporte estos, ello por el alto costo que implica tener un equipo especializado en la mantención de estos programas.
La Realidad Chilena
Pero qué sucede en la realidad, son los Sistemas de Información tan eficientes como lo dice la teoría, cómo es la realidad chilena con respecto a la utilización de las TIC. De acuerdo a la Segunda Encuesta de Acceso y Uso de TIC en empresas, realizado por la Subsecretaría de Economía, se puede apreciar que hay una relación directa entre el tamaño de la empresa y la inversión en Tecnología, esto quiere decir que las empresas más grandes invierten en más tecnología, las empresas valoran las TIC como medio para alcanzar mejores niveles de eficiencia, pero dicha apreciación no se ve reflejada en los niveles de inversión. Cada vez son más las empresas que comprenden el valor agregado que produce tener una página web.
La encuesta reveló una marcada tendencia de las compañías hacia la utilización de programas básicos para el desarrollo de sus actividades, los cuales impactan principalmente en los niveles de productividad individual (actividades rutinarias donde se emplean programas de uso común como hojas de cálculo, procesadores de texto, navegar por internet, mensajería). Análogamente se determinó que las empresas utilizan principalmente el internet para contactarse con los proveedores, clientes, la banca, el Estado. Las empresas están confiando cada vez más en las transacciones con la banca principalmente en la realización de transferencias electrónicas y pagos de sus cuentas, aunque los medios de pago no electrónicos continúan siendo los más utilizados por las empresas para comprar o vender por Internet.
De acuerdo a los resultados obtenidos del Estudio Nacional sobre Tecnologías de la Información-ENTI 2009- en la mayoría de las actividades de la cadena de valor el aporte real de las TI en las empresas sigue en deuda, siendo más notorio en el área de apoyo al Servicio al Cliente, Marketing y Ventas, más no así en el área de Servicios Administrativos en donde la contribución real de las TI supera las expectativas, cabe preguntarse entonces qué es lo que sucede, por qué se produce esta brecha entre el aporte real y el potencial de las TI, según los resultados obtenidos del ENTI 2009 la escasa capacitación de los Recursos Humanos en la organización y el déficit de habilidades de gestión de los Gerentes de Informática nos pueden dar luces de los factores detonantes de esta diferencia, el estudio indica que gestionar proyectos de innovación para el negocio, pensar y planificar estratégicamente son las habilidades que el CIO necesita desarrollar más.
El tema de la falta de capacitación o la escasa educación tecnología no es un tema menor si tomamos en cuenta que la innovación y la tecnología impulsan la productividad de todos los sectores productivos del país. El gobierno afortunadamente se está dando cuenta de la importancia de este asunto y está tomando iniciativas van desde el acceso a la tecnología a temprana edad entregando más de 15 mil computadores a estudiantes de enseñanza básica, entrega de becas de postítulos, hasta la iniciativa de la CORFO de apoyar el perfeccionamiento en el idioma inglés, obviamente esto no es suficiente deben unirse tantos empresarios como el Gobierno y dar un esfuerzo mucho mayor en capacitar y educar a la población en materias tecnológicas.
Resumiendo las organizaciones se enfrentan a escenarios complejos al cual se agregan cada día más y más variables incontrolables, los Sistemas de Información junto con las TIC se convierten en herramientas críticas en el desempeño de la organización y son tan necesarios como cualquier otro recurso, el que una empresa pueda acceder a tecnologías no asegura el éxito, de nada le sirve a una empresa por ejemplo, contar con una página web si ésta no está alineada con los objetivos y la estrategias global de la organización, de ahí que sea necesario entonces gestionar de manera eficaz y eficiente los sistemas de información para que de esta manera se conviertan en una fuente real de ventajas competitivas. Actualmente existe un brecha entre el aporte real y el potencial de las TI, esto puede atribuirse entre otras cosas a la falta de habilidades de gestión de los gerentes informáticos y en las escasas capacitaciones del personal a cargo de los SI, en consecuencia la formación del capital humano es clave en la implementación y uso de los sistemas de información, tanto empresas como el Estado deben unirse e invertir de mejor manera en la educación tecnológica, los trabajadores por su lado necesitan comprender que la tecnología no reemplaza a las personas, sino que conlleva a mejorar sus habilidades aportándole a la organización mayor flexibilidad e interactividad conceptos tan necesarios para ser competitivamente más fuertes.
BIBLIOGRAFÍA
Asociación Chilena de Empresas de Tecnología de Información homepage
<> Accesado 2010 Junio 2.
Centro de Estudios de Tecnologías de Información de la Pontificia Universidad Católica de Chile, 2009. Enti 2009 estudio de las tecnologías de información y comunicación
Subsecretaría de Economía, Chile, 2006. Acceso y Uso de las Tecnologías de Información en las Empresas Chilenas http://www.economia.cl/1540/propertyvalue-33923.html> Accesado 2010 Junio 3.
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